Compliance House

Compliance & Trustkantoren

Voor de trustkantoren betekent compliance de naleving of nalevingsbeheer van het doel van de toepasselijke wet- en regelgeving in het kader van het financieel- en integriteitstoezicht. Hierbij ligt de nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van de onder toezicht staande instelling om zorg te dragen voor een integere bedrijfsvoering, waartoe ook het doel van de wettelijke verplichtingen zal moeten worden geïnternaliseerd en een compliance programma of gelijksoortige interne regeling zal moeten worden opgezet. Het gaat daarbij niet alleen om administratieve verplichtingen, maar ook om het zelf opstellen van een checklist die moet worden nagelopen bij cliënt- en transactieacceptatie, waarbij ook gewerkt wordt met risicoprofielen. Immers, trustkantoren hebben een actieve rol als poortwachter en dienen iedere nieuwe cliënt nauwkeurig te onderzoeken, alvorens toegang tot de financiële markt wordt verleend.

Benieuwd naar hoe uw onderneming er in het kader van compliance voor staat en wat Compliance House voor u kan betekenen? Neem dan contact op met onze specialisten

Neem Contact Op

Toezicht trustkantoren

In het kader van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) houdt De Nederlandsche Bank N.V. toezicht op trustkantoren. De toezichthouders van DNB doen dit door onder andere het toetsen van betrouwbaarheid van bestuurders, verlenen van vergunningen en aanpakken van financieel-economische criminaliteit. Zo kan DNB een trustkantoor bijvoorbeeld wijzen op de plicht van het trustkantoor ten aanzien van personeelsleden een betrouwbaarheidsonderzoek of integriteitsonderzoek te verrichten, informeren over de uitkomsten daarvan en natuurlijk de eventuele incidenten te melden.

Daarnaast controleren zij of instellingen financieel solide zijn, zodat deze, ook als het economisch tegenzit, kunnen voldoen aan hun verplichtingen. Immers, ook nadat door het trustkantoor toegang is verleend, is het trustkantoor gehouden de cliënt doorlopend te monitoren. Het trustkantoor is hierbij zelf een toezichthoudende rol toebedeeld. Dit wordt toezicht op het niveau van de dienstverlener genoemd.

Compliance Officer trustkantoor

De centrale figuur die met de naleving is belast is veelal de Compliance Officer. Vooral bij grote bedrijven zal het gaan om een interne functionaris. Daar slechts een klein deel van de trustkantoren de middelen heeft om een persoon in de interne organisatie met compliance te belasten, zal het aantrekkelijk kunnen zijn een externe persoon te benoemen. Op deze manier kan nauwkeurig worden vastgelegd wat de taak van de Compliance Officer is. Wordt die taak begrensd door het aangeven van de grenzen van de wet, of dient hij zich ook inhoudelijk te bemoeien met het maken van risicoanalyses en mag hij vervolgens een oordeel geven over de handelwijze van het trustkantoor? In elk geval is het bestuur van het trustkantoor belast met de dagelijkse leiding over de activiteiten van het trustkantoor en draagt de eindverantwoordelijkheid ter zake een integere bedrijfsvoering en regelnaleving.

Een trustkantoor kan door toezichthouders gewezen worden op het volgende:

Er dient gekozen te worden voor een (externe) Compliance Officer die voldoende tegenspraak kan bieden tegenover het bestuur en niet bang is om risico’s te nemen;
De Compliance Officer moet een onafhankelijke positie hebben;
Eventuele bevindingen van de autoriteiten dienen met de Compliance Officer te worden besproken en opgelost;
Er dient sprake te zijn van functiescheiding, waarin de rol van het bestuur en de rol van de Compliance Officer expliciet aan bod komen.

Functiescheiding

Functiescheiding is een belangrijk onderdeel van de integere bedrijfsvoering van trustkantoren. Het betekent dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuur en personeelsleden zo georganiseerd moeten zijn dat er een duidelijke scheiding tussen uitvoerende en controlerende functies bestaat. Niet alleen is de functiescheiding cruciaal om de onafhankelijke poortwachter rol van het trustkantoor te waarborgen, maar is op grond van het Besluit toezicht trustkantoren 2018 ook verplicht.

Is de functiescheiding binnen uw trustkantoor op de juiste wijze georganiseerd? Is uw organisatie in zijn geheel compliant? En zo niet, waar bevinden zich nog eventuele verbeterpunten? En hoe is het gesteld met het gedrag en cultuur binnen de organisatie ten aanzien van compliance en integriteit?

Bij Compliance House vindt u antwoord op deze vragen. Onze specialisten zijn deskundig op het gebied van compliance en doorgronden uw gehele organisatie in korte tijd op de meest relevante risk- en compliance aspecten. Compliance House kijkt daarbij onder andere naar de inrichting van de compliance binnen de organisatie en de producten en diensten die worden geleverd en brengt hierbij de belangrijkste wet- en (interne) regelgeving en de verhouding tot de directie, externe toezichthouders en overige risicomanagement-functies in kaart. Waar nodig geven onze specialisten u concrete verbeteradviezen. Daarbij schenkt Compliance House ook aandacht aan de cultuur en het gedrag van de organisatie omdat dit volgens onze visie onlosmakelijk verbonden is met compliance en de implementatie van wet- en regelgeving.

Verantwoordelijkheden Compliance Officer

Het uiteindelijke doel van de compliance is ervoor te zorgen dat een bank niet de grenzen overschrijdt die door de wetgevers, toezichthouders of de raad van bestuur worden getrokken. Het is daarom voor alle banken van essentieel belang geworden dat zij beschikken over de systemen voor het beheer van de naleving van de regelgeving. Eerder zouden kleinere banken of financiële instellingen proberen de kosten te vermijden die verbonden zijn aan het hebben van een compliance managementsysteem. Nu wegen de kosten van niet-naleving echter veel zwaarder dan de kosten die verbonden zijn aan de invoering van een nalevingsmechanisme.

Het team van Compliance House zorgt ervoor dat u als bank compliant bent met alle wet- en regelgeving op het gebied van het financiële recht. Onze deskundigen op het gebied van compliance verdiepen zich in uw organisatie, onderzoeken welke wet- en regelgeving op uw organisatie van toepassing is en stellen vervolgens een plan op om ervoor te zorgen dat u op alle fronten aan deze regels voldoet. Daarnaast kunnen de specialisten van Compliance House ook als compliance-manager voor u optreden. Het is namelijk niet alleen nodig om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de geldende regels, het is ook van belang dat u de snel veranderende wet- en regelgeving blijft bijhouden.